Acerca de los sombreros de parche personalizados

Como se mencionó anteriormente, Custom Patch Hats se especializa en la creación de productos de diseño personalizado de alta calidad, en particular, sombreros y ropa con parches personalizados. Han existido desde 2018 y han construido una reputación por su compromiso de lograr la satisfacción absoluta del cliente con cada producto que crean. 

El equipo de Custom Patch Hats se dedica a trabajar en estrecha colaboración con sus clientes para comprender sus necesidades y preferencias únicas, y luego crear diseños personalizados que cumplan y superen sus expectativas.

Requisitos y desafíos clave antes de Bista

Custom Patch Hats (CPH) se enfrentaba a una multitud de desafíos antes de que el equipo de Bista interviniera para ayudar. La empresa luchaba por encontrar una solución ERP que pudiera adaptarse a sus requisitos personalizados y comprender sus necesidades comerciales únicas.

El tablero de Trello que estaban usando era lento y tuvo que dividirse en tableros separados de «ventas» y «producción» debido al bajo rendimiento. Además, el tablero se estaba volviendo demasiado atascado y torpe, ya que CPH creaba más proyectos de los que el sistema podía manejar, lo que dificultaba el seguimiento de las cifras de ventas o los niveles de existencias del almacén.

La facturación a los clientes también se realizaba manualmente, lo que desperdiciaba un tiempo valioso, y el pedido y la recepción de parches y gorras era un proceso lento y propenso a errores. Además, la complejidad de recibir pagos por adelantado y crear productos personalizados se sumó al desafío de encontrar una solución de software (y un equipo) que pudiera adaptarse a sus necesidades.

Además de Ventas, Compras y Fabricación, Custom Patch Hats necesitaba módulos personalizados para que las ilustraciones y la decoración se integraran en el módulo de Ventas. Esto les permitiría seleccionar detalles de decoración únicos para sus productos, como sombreros y parches. El Portal de ilustraciones también era necesario para permitir el proceso de aprobación de parches con el cliente antes de que comenzara la fabricación.

La facturación automatizada y la comunicación con el cliente fueron cruciales para CPH, incluidas las actualizaciones sobre el estado de su proyecto y las decisiones que debían tomar. La empresa también requería un número de orden de venta único visible en todo momento para realizar un seguimiento de todo el proyecto, ya que anteriormente tenían varias formas diferentes de encontrar proyectos sin nada que los vinculara entre sí. Lo que es más importante, necesitaban un sistema más rápido y eficiente, ya que su negocio superaba rápidamente a Trello.

Antes de que Bista Solutions interviniera para ayudar, Custom Patch Hats usaba principalmente Trello, hojas de cálculo de Excel y Clearly Inventory para realizar un seguimiento de sus procesos comerciales. Sin embargo, estos sistemas se estaban volviendo cada vez más ineficientes e ineficaces a medida que el negocio de CPH seguía creciendo.

Como se estableció anteriormente, el tablero de Trello era lento y tenía que dividirse en tableros separados de «ventas» y «producción», y el sistema no podía rastrear los números de ventas o los niveles de existencias del almacén. Las hojas de cálculo de Excel se usaban para facturar y realizar un seguimiento de algunos procesos comerciales, pero estos procesos manuales requerían mucho tiempo y eran propensos a errores.

Custom Patch Hats tenía varios requisitos clave para su nuevo sistema. En primer lugar, necesitaban una solución integral que pudiera administrar todo el proceso comercial, desde el diseño hasta el envío, dentro de un solo sistema. Además, querían implementar el uso de tabletas y códigos de barras para agilizar los procesos y aumentar la eficiencia.

La automatización también era una prioridad principal para CPH y querían automatizar tantos procesos como fuera posible. Esto incluyó la implementación de disparadores y acciones a lo largo del proceso que cambiarían el estado del proyecto, como comunicaciones con el cliente, aprobación de obras de arte personalizadas, actualizaciones de inventario y cambios de proyecto/pedido. Al automatizar estos procesos, CPH esperaba mejorar la precisión, reducir los errores y aumentar la eficiencia.

El alcance del proyecto para el nuevo sistema de Custom Patch Hats incluía ventas, compras, CRM, fabricación, inventario, calidad, contactos e integración de códigos de barras. El objetivo era tener una solución integral que pudiera administrar todos los aspectos de sus procesos comerciales dentro de un solo sistema.

Inicialmente, no tenían un cronograma establecido para la puesta en marcha, pero según el alcance inicial del proyecto, Bista Solutions estimó que la fecha de puesta en marcha sería entre octubre de 2022 y noviembre de 2022. Sin embargo, a medida que avanzaba el proyecto, surgieron nuevos requisitos, y CPH decidió que todos sus requisitos, sin importar cuán grandes o pequeños fueran, debían adaptarse antes de comenzar a funcionar. Por lo tanto, la fecha de lanzamiento se retrasó y el proyecto finalmente se lanzó en marzo de 2023.

La implementación

Custom Patch Hats contactó a Bista Solutions en marzo de 2022 para ayudarlos a implementar un sistema ERP. La Directora de Producto, Rebecca Lippert, encontró a Bista a través de los proveedores preferidos de Odoo y se acercó para comenzar el proceso. Vivek Kir, el Director de Ventas de América del Norte, fue el punto de contacto de la empresa. 

Antes de que comenzara la implementación, Bista realizó sesiones detalladas de análisis comercial en abril de 2022 para evaluar y consultar con el cliente. El gerente del proyecto también visitó las instalaciones del cliente el 27 y el 28 de abril de 2023 para presenciar su proceso comercial de primera mano e hizo recomendaciones para mejorar aún más el sistema.

Aunque el proceso de implementación fue mayormente sencillo, hubo algunos desafíos que enfrentó el departamento de fabricación al determinar las responsabilidades de todos dentro del sistema. Esto ocurría porque ingresaban todo manualmente en Trello, donde solo hacían comentarios después de realizar cualquier tarea. 

El proceso de implementación comenzó en mayo de 2022 y aún está en curso, ya que en este momento están utilizando dos sistemas simultáneamente. La mayoría de los desafíos se superaron y el proyecto está activo, pero hubo varios cambios en el alcance del proyecto durante la implementación.

Bista proporcionó dos rondas separadas de sesiones de UAT con el cliente, la primera ronda concluyó en febrero de 2023 antes de la puesta en marcha y la segunda ronda se llevó a cabo a principios de septiembre de 2022. También se proporcionaron manuales de usuario detallados a los usuarios. 

El cliente realizó cambios en sus procesos a medida que se sentía más cómodo con el sistema. En la fase dos del proyecto, Bista realizará mejoras en función de los comentarios de los clientes y también realizará una nueva integración de pasarela de pago, una vez que esté lista para ellos. 

En general, el cliente y el equipo de Bista han trabajado juntos para garantizar que el proceso de implementación sea un éxito, de modo que el cliente pueda aprovechar los beneficios del nuevo sistema ERP lo antes posible.