Odoo ilumina el proceso de ventas de Forma Svetila
Cuando el proceso de vender, y comprar iluminación se hizo complejo, Forma Svetila se dio cuenta que debía digitalizar su negocio y Odoo ERP fue el indicado para dicha tarea.
Visión de conjunto
Forma Svetila es una empresa que comercializa soluciones de iluminación para marcas reconocidas y prestigiosas para los mercados esloveno y alemán. Antes de utilizar Odoo, la empresa alternaba entre siete soluciones de software diferentes. Eventualmente se cansaron del complejo proceso de compra y venta y decidieron que era hora de simplificar el proceso en una sola plataforma. La solución Odoo de la empresa se implementó durante 6 o 7 meses. Gracias a Odoo, todo el flujo de trabajo de la empresa ahora se ha automatizado y ya no se pierde tiempo transfiriendo datos entre diferentes plataformas de software o un arduo proceso de compra y venta.
Desafíos y requisitos clave
Forma Svetila gestiona minuciosamente todo el proceso acumulando excelentes servicios de iluminación para hogares, espacios públicos, hoteles, restaurantes, centros de bienestar, edificios comerciales, espacios de oficinas, museos y accesorios de iluminación para exteriores. Transforman las ideas de los clientes en una realidad impresionante mientras mantienen constantemente un enfoque orientado al cliente. La empresa ofrece solo la mejor iluminación para sus clientes y, por lo tanto, coopera con más de 80 fabricantes de iluminación europeos de renombre como Lodes, Foscarini, Vibia, Linea Light, Artemide.
La empresa Forma Svetila ilumina ideas. Creen que la luz da una textura material y un tono de color y que el cliente solo puede definir el ambiente con la iluminación adecuada. No dejan nada al azar e involucran a arquitectos y diseñadores en proyectos de interiorismo. Sin embargo, solo pueden garantizar la integridad de su servicio con una experiencia de usuario completa. Con la forma en que trabajaron hasta ahora, no han podido lograr esto.
Forma Svetila se dio cuenta de que necesitaban digitalizar su negocio cuando se cansaron del proceso extremadamente complejo de vender y comprar iluminación. Anteriormente, las ventas se realizaban manualmente en un método de realizar un pedido al proveedor sobre la base de un pedido confirmado del cliente. No había registro de precios de proveedores, lo que ralentizó aún más el proceso. Debido a que el sistema anterior se enfocaba solo en ofertas y facturas, faltaban otros elementos clave para ayudarlos a comunicarse con los clientes. El antiguo método conducía a la falta de información oportuna sobre el estado de las existencias. Además, la contabilidad tenía mucho trabajo manual, ya que las soluciones utilizadas, aunque relativamente modernas, no estaban integradas. Todo esto resultó en retrasos en la preparación de datos para decisiones comerciales vitales y una experiencia de usuario deficiente.
Forma Svetila quería un sistema que les permitiera enviar ofertas desde el sistema, recibir una confirmación de las ofertas en el sistema, tener una función de chat en vivo para poder comunicarse con los clientes y también una herramienta para permitir una gestión de tareas eficaz. Querían todo esto en una única plataforma integrada. Después de investigar la oferta en el mercado, Forma Svetila decidió que la solución más adecuada era Odoo porque estaba integrada y orientada al cliente.
La empresa también decidió trabajar con un socio local de Odoo, para la implementación, ya que no podían llevar a cabo una transformación digital tan compleja por su cuenta. Forma Svetila se dio cuenta de que sería una gran tarea para ellos adaptar Odoo a la legislación eslovena; sin embargo, dicho socio demostró ser confiable en todas las áreas.
Odoo ilumina el proceso de ventas
El primer paso de la implementación fue preparar el sistema back-end, donde conectaron ERP con compras, ventas, CRM, gestión de inventario y un portal B2B para clientes. El siguiente paso fue el desarrollo de una tienda online multilingüe que funcionaba en varios idiomas en toda Europa. Paralelamente se realizó la creación del sitio web de la empresa de iluminación con el Website builder de Odoo y se llevó a cabo la introducción de la contabilidad externa para trabajar con Odoo. Para la contabilidad, Forma Svetila utiliza un servicio de contabilidad externo que publica datos en su sistema. Después de implementar Odoo, la empresa decidió que el servicio de contabilidad comenzaría a publicar los datos directamente en Odoo, por lo que el socio de Odoo, también comenzó a trabajar con el proveedor de servicios de contabilidad para capacitarlos y equiparlos para trabajar con Odoo.
Antes de Odoo, Forma Svetila alternaba entre siete soluciones diferentes. La empresa pudo respirar nuevamente una vez que hizo la transición a Odoo. Todos los diversos sistemas que utilizó la empresa ahora han sido reemplazados por Odoo. Todo el flujo de trabajo se ha automatizado y ya no se pierde tiempo transfiriendo datos entre diferentes plataformas de software o abordando un arduo proceso de compra y venta. Toda la información está dentro de un sistema, y los empleados tienen una visión general rápida de toda la información que necesitan para su trabajo.
Las mayores ganancias provienen del hecho de que Forma Svetila ahora tiene un proceso de trabajo simple, rápido y transparente que ha proporcionado información esencial, como informes comerciales, que ahora son la base para decisiones comerciales oportunas. Antes de usar Odoo, había un retraso de dos meses con los informes de estado del inventario. Hoy en día la empresa tiene un estado actualizado en todo momento. La empresa estima que todo el proceso es un 50% más rápido.
En el futuro, Forma Svetila se esfuerza por optimizar la cadena mayorista (diseñadores, arquitectos, ingenieros) y acelerar todo el proceso de venta. Para acortar el tiempo entre la demanda y la oferta, Forma Svetila planea establecer un portal mayorista en el que los clientes mayoristas diseñarán su propia oferta, en base a precios de contrato, descuentos y otros beneficios. La compañía también quiere acercarse un paso más a sus clientes introduciendo la realidad aumentada, que mejorará enormemente la experiencia del usuario en su sitio web. Esto facilitará que el cliente imagine visualmente qué luces serían las mejores para su espacio.
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