Top Teh dirige un negocio internacional con Odoo
Top teh es un proveedor de equipos de moldeo por inyección de plástico. Sin embargo, pronto se vieron en la necesidad de cambiar de sistema ERP por uno que les ayudara a tener el control total de su trabajo y es aquí donde Odoo hizo su magia.
Top Teh es un proveedor de equipos de moldeo por inyección de plástico tecnológicamente avanzados. Tras un período de rápido desarrollo, el sistema ERP anterior de la empresa ya no era compatible. Necesitaban un sistema totalmente operativo e integrado que les ayudara en su crecimiento. Trabajando en colaboración con el socio de implementación Hermes, la solución Odoo de Top Teh se implementó durante un período de 3 meses. Gracias a Odoo Top Teh ahora tiene toda su información disponible en un solo sistema, se han reducido las búsquedas innecesarias y la pérdida de tiempo asociada.
Retos y requisitos clave
Top Teh es un proveedor de equipos de moldeo por inyección de plástico tecnológicamente avanzados. Además de equipos de calidad, ofrecen a sus clientes soporte profesional y participan en todas las fases de planificación e instalación de máquinas y líneas. Trabajan con 14 proveedores, la mayoría de los cuales proceden de la UE. Top Teh tiene su sede en Eslovenia, y también tienen una subsidiaria en Serbia, y planean expandirse a Croacia.
El enfoque principal de Top Teh es la venta y el suministro de equipos y diseños de producción de calidad para los clientes. El rápido desarrollo de la empresa requería más trabajo operativo, que ya no era compatible con el ERP que utilizaban anteriormente. Los cuellos de botella comenzaron a surgir ya que necesitaban mucho tiempo para buscar datos, verificar quejas, pedidos y monitorear las actividades de posventa. El cambio en el sistema ERP se hizo necesario ya que la empresa necesitaba mejorar el soporte para todo el ciclo comercial; desde la compra hasta el seguimiento del inventario, las actividades de venta y posventa y, en particular, el mantenimiento de los dispositivos.
«Escribíamos las asignaciones de trabajo en papel y las almacenábamos en carpetas, lo que significa que no se digitalizaba nada. En caso de errores o quejas, teníamos que revisar varios archivos para encontrar la información correcta. Lo que significaba que los clientes se quedaban esperando una respuesta. por un largo tiempo.» -Nataša Černe, gerente de operaciones en Top Teh
Sumado a esto, la empresa estaba creciendo internacionalmente y por lo tanto se requería una mayor acción coordinada. Top Teh había enfrentado desafíos para coordinar y comparar datos comerciales en Eslovenia y Serbia. Esto se debió a que las dos ramas de negocio utilizaban soluciones diferentes que no les permitían generar informes rápidamente ni preparar balances consolidados.
Top teh dirige su negocio con Odoo
Cuando una empresa decide cambiar su sistema ERP, generalmente pasa por un proceso de investigación y comparación de lo que hay actualmente en el mercado. Para Top Teh, este no fue el caso. Su elección fue clara; Odoo. Conocieron Odoo a través de su socio de TI externo, que había estado usando la solución durante algún tiempo. La empresa estaba entusiasmada con el uso de Odoo como su solución, por lo que buscaron más información y se conectaron con el socio esloveno de Odoo, Hermes.
Trabajando en colaboración con el socio de implementación Hermes, la solución Odoo de Top Teh se implementó durante un período de 3 meses. La implementación de nuevos procesos y soluciones de sistema en una empresa tan grande no es fácil y puede requerir mucha más paciencia y tiempo de lo previsto inicialmente. Una gran prioridad para Top Teh fue comprender los problemas que surgieron para poder informar sus futuras formas de trabajo, por lo que se aseguraron de estar muy involucrados en todos los aspectos del proceso de implementación.
La introducción de Odoo CRM ha mejorado la transparencia de las actividades de ventas. La organización del departamento de ventas es más transparente, ya que el calendario ofrece información sobre la ocupación de los empleados y recordatorios de tareas clave. También les permite realizar un seguimiento de las razones por las que ganaron o perdieron oportunidades de negocio. A los seis meses de usar el sistema, el equipo de ventas de Top Teh tiene mucho menos trabajo administrativo y puede estar más dedicado a sus clientes.
Al implementar Odoo Accounting, hubo mucho trabajo con la copia y edición de datos para centralizar el proceso. El departamento de contabilidad quería tener datos correctos y actualizados sobre las operaciones tanto en Eslovenia como en Serbia. Odoo proporciona una visión general inmediata del estado de las existencias, los activos y los empleados de las oficinas de Eslovenia y Serbia. Gracias a los datos centralizados, la creación de informes de consolidación es simple y rápida.
Una actividad importante en Top Teh es el servicio de dispositivos, que debe realizarse de acuerdo con los requisitos del fabricante en períodos de tiempo específicos. Para la gestión de esto, Top Teh tenía requisitos específicos que requerían un módulo personalizado. El socio de implementación Hermes desarrolló un nuevo módulo llamado Gestión de dispositivos. Cada dispositivo vendido obtiene su propio número único por el cual se puede rastrear. El sistema recopila información sobre el dispositivo para períodos de garantía, historial de servicio, fechas futuras de servicio obligatorio y otras intervenciones que se hayan producido en el dispositivo. Los clientes también tienen acceso a información sobre sus equipos, lo que simplifica aún más la comunicación.
Gracias a Odoo, los empleados no tienen que cargar con una abrumadora cantidad de tareas no asignadas. Todos se ocupan de sus propias actividades y están disponibles para ver o ayudar a otros empleados durante su ausencia. Todo esto permite una redistribución más equitativa de las responsabilidades entre los empleados. Una mayor eficiencia y un trabajo más rápido también ha sido otro resultado de la solución Odoo de Top Teh. Esto ha sido notado por clientes y socios. Los clientes ahora tienen acceso directo a datos seleccionados a través del portal B2B y tienen información sobre su historial de pedidos. Ya no tienen que depender de los empleados de Top Teh que revisan varios archivos para encontrar datos específicos.
Durante el proceso de implementación, una lección clave que aprendió Top Teh es que su capacidad para encontrar buenas soluciones para los clientes depende en gran medida de un buen sistema interno. Por lo tanto, en el futuro, la empresa ha decidido comprometerse a desarrollar, mejorar y optimizar continuamente los procesos de trabajo.
En los primeros seis meses posteriores a la puesta en marcha, el impacto de la solución Odoo de Top Teh ha sido evidente. La compañía continuará explorando los otros módulos y características que ofrece Odoo. De cara al futuro, la empresa espera introducir Odoo Accounting en su filial en Serbia. Ya están utilizando activamente este módulo en Eslovenia, sin embargo, el objetivo es establecer una contabilidad y un sistema de trabajo uniformes de acuerdo con la legislación de cada país. Este año, Top Teh abrirá una filial en Croacia. Dadas las expansiones a nuevos países, esto le da a Top Teh la oportunidad de comenzar a utilizar la solución de informes de consolidación en Odoo que permite una preparación simple y rápida de balances consolidados.
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