QoQa busca a Odoo ERP para su negocio de ritmo rápido

Para seguir evolucionando su negocio de ritmo rápido, QoQa optó por buscar un sistema ERP que le ayudara a cumplir con sus metas y Odoo fue la mejor elección

QoQa busca a Odoo ERP para su negocio de ritmo rápido

Visión general

QoQa es un negocio de ritmo rápido que requería un sistema ERP rápido e intuitivo todo en uno para ayudar a administrar su servicio posventa, ventas, compras, contabilidad y logística. Trabajando junto con un socio de Odoo, la solución de QoQa se implementó durante un período de implementación de 18 meses y ha producido resultados positivos en términos de automatización, incorporación de empleados y ahorro de tiempo.

Desafíos y requisitos clave

La empresa de comercio electrónico basada en la comunidad QoQa fue fundada en 2005 por Pascal Meyer en la parte francófona de Suiza. Su concepto es vender un producto todos los días a un precio de ganga( por eso se le denomina como un “negocio de ritmo rápido”). En la actualidad, la facturación de la empresa supera los 137 millones. La comunidad tiene alrededor de 700.000 miembros, “QoQasiens”, y está en constante crecimiento. Se han integrado nuevos sitios, como Qwine, Qsport, Qooking, Qids, Qlock, Qwinegrandcru y Qbeer.

Antes de que Odoo QoQa usaba Microsoft Office Suite, siendo la herramienta principal Excel. Todos los departamentos hicieron uso de Hojas de Excel, incluida la Gestión de Inventario. El equipo de atención al cliente utilizó una herramienta externa llamada OTRS.

La razón por la que QoQa decidió cambiar a un ERP fue simplemente porque no podían soportar no estar conectados entre departamentos. La información tenía que estar centralizada y no difundirse entre varias soluciones diferentes. Esta inversión fue necesaria para apoyar el crecimiento de la empresa. Otra razón fue también estructurar las necesidades operativas y aumentar la eficiencia. QoQa necesitaba una solución ERP que les ayudara con la gestión de su servicio postventa, ventas, compras, contabilidad y logística. Para asegurarse de contar con el mejor equipo de implementación y sistema de software de gestión, QoQa lanzó una licitación en 2013 para encontrar un socio de implementación.

Solución

Después de una búsqueda extensa, QoQa decidió trabajar con un socio de Odoo. La empresa de comercio electrónico quedó impresionada con la metodología y el enfoque que este socio había propuesto durante la presentación de la licitación. En lugar de darle una solución a QoQa, Camptocamp enfatizó la importancia de entender primero cómo trabajaban y construir una solución en torno a eso, en lugar de darles una oferta detallada que se calculó al centavo sin ninguna información interna.

De esta forma, comenzó la fase de implementación pasando una semana observando las diferentes operaciones de QoQa. Después de esto, se creó un prototipo de solución Odoo basada en los flujos de trabajo observados y las necesidades comerciales. El proyecto comenzó en 2013 en la versión 7 de Odoo (en ese momento conocido como OpenERP). Se implementaron los siguientes módulos de Odoo: Ventas, Compras, Inventario, Contabilidad, Helpdesk, RRHH y Conector.

Ventas: el flujo de ventas estándar de Odoo está en vigor desde la orden de venta hasta la entrega y la facturación. El único ajuste realizado es automatizar la confirmación y creación de los documentos. Esto se ha hecho para respaldar el alto volumen de ventas.

Compras: La compra es un caso bastante particular debido al modelo de negocio de QoQa. QoQa maneja manualmente el flujo de trabajo estándar de Compras de Odoo. Los beneficios están vinculados al seguimiento de las compras y al flujo entrante.

Inventarios: el modelo de negocio de QoQa impulsa la forma en que se maneja la logística. La recolección se realiza en lotes de la misma oferta, el mismo día. La mayoría de los productos viven en una zona de cross-docking y salen del almacén unas horas o días después de la recepción. Algunos productos por supuesto, repuestos u otros se manejan de forma más clásica. Con Odoo Inventory, QoQa puede manejar todas las estrategias de selección gracias a las 3 estrategias disponibles en Odoo: Wave, Patch y Cluster.

Contabilidad: La localización suiza completa está instalada y ayuda a QoQa con las operaciones diarias. Una característica importante que está cubierta por la OCA es el procesamiento de miles de facturas. Debido al volumen de ventas en el sitio web de comercio electrónico, diariamente se generan varios miles de facturas. La conciliación de las facturas con los pagos se realiza diariamente a gran escala gracias a la función de procesamiento OCA.

Helpdesk: Un punto clave para el comercio electrónico de QoQa es el manejo de las solicitudes de posventa de los clientes. Se ha prestado especial atención a esas operaciones. El módulo de la mesa de ayuda de Odoo es compatible con QoQa con envío de correo electrónico integrado, reembolsos y flujo de devoluciones.

Conector: Los módulos de conector OCA son una pieza esencial en la automatización de los pedidos desde el frontend de desarrollo propio de QoQa a Odoo. Es altamente escalable y respalda el crecimiento continuo de QoQa.

Resultado

La sincronización entre todas las aplicaciones de Odoo ha sido un gran ahorro de tiempo para QoQa. La automatización ha llevado QoQa a otro nivel en términos de calidad del servicio brindado a los clientes, y la estandarización de los flujos de trabajo ha permitido una rápida incorporación de nuevos empleados en todos los campos.

El conector entre la plataforma de comercio electrónico de QoQa y Odoo hizo posible que las tareas que antes completaba manualmente el personal de QoQa ahora pudieran ser completadas por los clientes. Por ejemplo, los clientes pueden modificar o cancelar su pedido sin comunicarse con el servicio de atención al cliente de QoQa. Además, el conector permitió proporcionar información sobre niveles de stock, logística y operaciones de apoyo.

En 2018, QoQa tuvo una facturación de 90 millones y lo acreditaron a su sistema ERP e infraestructura de TI subcontratada. “Nuestro sitio web a menudo genera revuelo en los medios y provoca picos de tráfico reales”, explica Gaëtan Sauser, por lo que un sistema de gestión eficiente era esencial.

Lo que QoQa valora más de Odoo es la interfaz fácil de usar y su fácil adopción. El historial de notas internas y comunicación entre clientes es una característica que los empleados de QoQa realmente valoran. Anteriormente, la información estaba dispersa en varias plataformas y la búsqueda de esta información a menudo consumía mucho tiempo. Toda la información y la comunicación en un lugar central permite a los empleados ponerse al día en poco tiempo y ahorra mucho tiempo.

Acerca de QoQa

QoQa simplemente explicado, es 1 producto en varias categorías durante 24 horas al mejor precio en Suiza. En la categoría principal, QoQa vende productos de TI, gadgets, vales de hotel y varios otros productos. La categoría Qsport es para artículos deportivos seleccionados, mientras que Qooking vende manjares y artículos para el hogar de alta calidad, Qwine se especializa en vinos y licores seleccionados y Qids ofrece productos y actividades originales para niños de 0 a 12 años.

Esta información es proporcionada por Efecto Negocio, una consultoría de soluciones de negocios por medio de ERP´s en la nube que permite a las medianas y grandes empresas liberar su potencial e impulsar su crecimiento. Prueba el software gratis.